Persondatapolitik

Oplysning til forældre, interessenter og samarbejdspartnere til Skolen Bifrost

Generelt
Skolens ansatte og bestyrelsesmedlemmer er omfattet af reglerne om tavshedspligt. Skolens ansatte og bestyrelsesmedlemmer må således ikke videregive oplysninger om en elevs eller forældres fortrolige oplysninger uden samtykke. Alle personhenførbare oplysninger vedr. forældre, elever og ansatte vil blive slettet når der ikke længere er behov for dem. Skolen benytter ikke personhenførbar tracking af vores hjemmeside.

Personnumre
Skolen behandler personnumre, når det følger af en lov, eller hvis den registrerede har givet udtrykkeligt samtykke hertil, og det tjener saglige formål. Fx følger det af skattelovgivningen, at skolen skal indberette personnumre til Skat.

Sikkerhed
Bifrost sikrer, at oplysninger ikke kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven. Dee er først og fremmest et krav om, at uvedkommende ikke må kunne skaffe sig adgang til fortrolige oplysninger om andre menneskers forhold.
Personer eller virksomheder, der arbejder for skolen, må kun behandle personoplysninger efter instruks fra skolen. Ansatte på Bifrost må ikke bruge oplysningerne til andet end det, skolen har bestemt eller som følger af dens formål. 

Samtykke
Myndige personer giver samtykke på egne vegne. Forældre giver samtykke på deres børns vegne, dog bør større børn give samtykke sammen med forældrene. Det skal være klart, hvad der gives samtykke til, og det skal være skriftligt. Et samtykke kræver en aktiv tilkendegivelse.
Ved indskrivning medsendes samtidig Bifrosts politik vedr. håndtering af persondata. Ved indskrivning og ved indsendelse af WISC-test og tilhørende rapporter gives samtidig samtykke til at skolens leder, undervisere og skolesekretær gives indsigt i testens resultater mhp. at tilrettelægge den mest optimale undervisning for det enkelte barn i forlængelse af skolens formål. Testens indehold er personfølsomme data og vil blive behandlet herefter som helbredsoplysning jf. Datatilsynets vejledning og dermed skærpet forpligtelse ift. fortrolighed. Såfremt testen eller dele af den anvendes ift. 3.part f.eks. ved udveksling af oplysninger ifm. støttefunktioner, skolens registrering til Styrelsen for undervisning og kvalitet eller tilsvarende vil skolen sikre at der foreligger et skriftligt samtykke fra forældre. 
WISC- testen og tilhørende rapporter opbevares på skolen i hele elevens skoletid på Bifrost og slettes ved afgang/ophør på skolen.
 
Øvrig registrering af elever helbredsforhold
Det kan være nødvendigt for skolen at være bekendt med en elevs sygdom for at kunne tage hensyn hertil eller være opmærksom på problemer. Sådanne oplysninger registreres kun, hvis der er givet samtykke hertil.

Hvilke oplysninger om elever behandler skolen Bifrost?
Skolen Bifrost må behandle en række almindelige oplysninger om eleverne, deres forældre og andre relevante kontaktpersoner. Skolen har en saglig begrundelse for at indhente oplysninger om navne, adresser, telefonnumre, e-mailadresser m.v. almindelige personoplysninger indhentes og registreres uden skriftligt samtykke. CPR‑numre behandles ligeledes, når det er nødvendigt af hensyn til indberetninger mv.
Skolen vil også have en saglig grund til at behandle oplysninger om hvem, der har forældremyndigheden, elevers adfærd, sygdomsfravær, karakterer, tidligere skolegang, pædagogisk‑psykologiske undersøgelser samt i øvrigt enhver anden oplysning, der har en naturlig sammenhæng med undervisningen og administrationen på den Bifrost. Kun personer på skolen med relevant behov herfor har adgang til disse oplysninger. Skolen er berettiget til at videregive oplysninger af denne art til andre relevante institutioner, når det er nødvendigt og sagligt, f.eks. når en elev skifter skole, men videregivelsen kræver samtykke fra forældrene.

Indsigtsret
En person har ret til at få oplysninger om, hvilke oplysninger skolen behandler om pågældende. Personen kan også gøre indsigelse mod behandlingen, få forkerte oplysninger slettet eller tilbagekalde et samtykke.

Udlevering af klasselister
Skolen kan udlevere navne‑ og adresselister på elever til en relevant personkreds, der efter konkret vurdering normalt vil omfatte andre forældre. Hemmelige telefonnumre og beskyttede adresseoplysninger betragtes som private personoplysninger og vil kun blive videreformidlet efter indhentet samtykke.

Persondata ift. skærpet underretningspligt for ansatte på skolen
Persondataloven hindrer ikke, at ansatte på Bifrost overholder deres underretningspligt overfor kommunen, når de gennem deres arbejde får kendskab til forhold, der giver anledning til formodning om, at et barn eller ung under 18 år har behov for særlig støtte.

Skolens anvendelse af foto og video.
Vi fotograferer og arkiverer harmløse situationsbilleder ved sociale arrangementer, og gemmer dem så længe vi finder berettigelse herfor i forbindelse med dokumentation for skolens virke.
Situationsbilleder benytter vi til kommunikation på hjemmesiden, i nyhedsbreve, på sociale medier eller kan sendes med pressetekst til avisen. 
 
I forbindelse med portrætbilleder eller portrætlignende billeder, samt billeder fotograferet i skolens dagligdag indhenter vi mundtligt samtykke til fotografering, arkivering og evt. offentlig anvendelse. Et samtykke kan til enhver tid og uden begrundelse tilbagekaldes. Billedet vil herefter blive slettet i videst mulige omfang. Det vil dog ikke være muligt at slette billeder, som har være offentliggjort i avisen eller lign.
 
Videregivelse af oplysninger i elevers uddannelsesplaner
Uddannelsesplanen indeholder elevens præsentation af sig selv, herunder oplysninger om faglige, sociale og uformelle kompetencer samt arbejdsvaner, og planen skal beskrive forhold, der giver anledning til særlig opmærksomhed ved elevens start på en ungdomsuddannelse, herunder behov for særlige støtteforanstaltninger. Planen skal også indeholde oplysninger om elevens valg af ungdomsuddannelse, elevens generelle overvejelser om valg af uddannelse og erhverv og vejlederens generelle bemærkninger hertil. Planen skal omfatte både faglige og personlige udviklingsmuligheder og danne grundlag for tilrettelæggelse af den enkelte elevs undervisning og uddannelsesvalg.
Der er hjemmel i Vejledningsloven § 2b til at videresende uddannelsesplanen til den næste uddannelsesinstitution eller, i mangel af denne, til Ungdommens Uddannelsesvejledning i elevens hjemkommune.

Videregivelse af personoplysninger til kommunen, psykologer, sygehuse og UU‑vejledere mf.
Videregivelse fra skolen skal være begrundet og lovlig og der vil kun blive videregivet nødvendige oplysninger. Videregivelse af almindelige personoplysninger vil ske ved samtykke, eller hvis det kræves af lovgivningen. Oplysninger kan også videregives, for at modtageren kan forfølge en berettiget interesse, hvis hensynet til den registrerede ikke overstiger denne interesse.

Skolens sikkerhedsforanstaltninger behandling af personoplysninger
Skolen har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, forringes eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven. Adgang til elektroniske oplysninger sikres forsvarligt med passwords o. lign. Ved oversendelse af personhenførbare oplysning, CPR nr. mv. anvendes kryptering.

Elever og forældres rettigheder i forhold til skolens registrerede oplysninger.
Forældre og større børn har ret til at få oplyst, hvilke oplysninger skolen har registreret om dem. Hverken forældre eller elever kan få indsigt i registrerede oplysninger om andre forældre og elever.
For så vidt angår behandling af oplysninger vedrørende børn kan forældremyndighedens indehaver normalt begære indsigt på barnets vegne. Der kan dog være tilfælde, hvor det kun er eleven, der bør have indsigt i oplysningerne.

Skolen kan nægte indsigt i oplysninger
Den registrerede har ikke krav på indsigt, hvis vedkommendes interesse i at få kendskab til oplysningerne burde vige for afgørende hensyn til private interesser, herunder hensynet til den pågældende selv.
Efter en konkret vurdering vil det være muligt for skolen at nægte indsigt i oplysninger, hvis dette ville medføre, at skolens forretningsgrundlag, forretningspraksis eller knowhow derved ville lide væsentlig skade. Det vil endvidere efter en konkret vurdering være muligt at nægte indsigt i interne vurderinger af, hvorvidt skolen på basis af foreliggende oplysninger vil indgå et kontraktforhold, ændre et bestående kontraktforhold, stille vilkår for fortsættelse, eller eventuelt helt opsige et kontraktforhold og lignende tilfælde. På samme måde vil det efter omstændighederne være muligt at nægte indsigt dokumenter, der vurderer, hvorvidt der er udsigt til, at en bestemt retssag mod en person kan vindes, eller i et internt dokument i en sag, der påpeger mulige tegn på f.eks. svig.
 
Opbevaring og sletning
Vi opbevarer kun personlige oplysninger i det omfang og i det tidsrum, som vi har behov for og ifølge den til enhver tid gældende lovgivning. Vi sletter personlige oplysninger, når vi ikke længere har en berettiget begrundelse for opbevaring. Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger, vi har om dig, og du kan til enhver tid gøre indsigelse. Henvendelse herom kan ske til den dataansvarlig for Skolen Bifrost, og som afgør, om de pågældende oplysninger skal rettes eller slettes. Hvis du vil klage over skolens behandling af personoplysninger, har du også mulighed for at tage kontakt til Datatilsynet.